Conditions générales de vente

PRÉAMBULE

L’entreprise individuelle SMART ASSISTANTE, prestataire de services, dont le siège est situé 34 rue du Salat, 31850 Montrabé, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Toulouse, SIRET 511 426 710 00030, Code APE 8219 Z, représentée par Eléonore GUITTON (ci-après « le Prestataire »), propose des services de secrétariat indépendant et d’assistance administrative aux entreprises.

Les présentes conditions générales de vente (ci-après « CGV ») définissent les droits et obligations du Prestataire et de son client (ci-après « le Client »). Elles s’appliquent de plein droit à tout contrat de prestation de services conclu avec un Client agissant pour les besoins de son activité professionnelle (entreprise, artisan, commerçant, profession libérale, association…). Le Client estime que le Prestataire possède la compétence et l’expérience nécessaires à la bonne réalisation des tâches qu’il lui confie.

ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Les présentes CGV encadrent la vente des prestations de services administratifs du Prestataire, qu’elles soient exécutées à distance depuis son domicile ou sur site, chez l’entreprise utilisatrice. Toute prestation du Prestataire implique l’adhésion sans réserve du Client aux présentes CGV.

1.1 – Acceptation

Le Client déclare avoir pris connaissance des CGV avant de passer commande et les accepter sans réserve. Toute commande vaut acceptation des CGV. Les CGV prévalent sur tout autre document du Client (conditions d’achat, etc.), sauf accord écrit contraire du Prestataire.

1.2 – Dispositions contractuelles

La nullité d’une clause contractuelle n’entraîne pas la nullité des CGV, sauf s’il s’agit d’une clause déterminante ayant amené l’une des parties à conclure le contrat. Le fait que le Prestataire ne se prévale pas à un moment donné de l’une des clauses des CGV ne vaut pas renonciation à celles-ci.

1.3 – Modification des CGV

Le Prestataire se réserve la faculté de modifier ses CGV à tout moment. Les CGV applicables sont celles en vigueur à la date de la conclusion du contrat. Toute modification applicable aux contrats en cours est notifiée au Client par écrit ; elle est présumée acceptée si le Client n’a pas exprimé son désaccord dans un délai de trente jours.

ARTICLE 2 – COMMANDE, DEVIS ET/OU CONTRAT, FORMULES

Définition de la commande : tout ordre du Client portant sur les prestations et tarifs du Prestataire, accepté par ce dernier. Toute commande signée par le Client constitue un engagement ferme, sous réserve de son acceptation par le Prestataire.

Les services du Prestataire donnent lieu à l’établissement d’un devis et d’un contrat écrit mentionnant notamment les prestations, la formule choisie, le prix et la date de début. La vente n’est définitive qu’après acceptation expresse du devis et/ou du contrat par le Client pendant sa durée de validité.

2.1 – Formules mensuelles

Les prestations sont proposées sous forme de forfaits mensuels :

Formule	Heures incluses par mois	Tarif mensuel
Essentiel	jusqu’à 10 h	400 €
Équilibre	jusqu’à 15 h	600 €
Sérénité	jusqu’à 25 h	1 000 €
Sur mesure	à partir de 10 h par semaine	sur devis, à partir de 1 600 €

Prix en euros, TVA non applicable. Le contenu détaillé de chaque formule est décrit dans le devis et/ou le contrat signé, qui prévaut sur toute présentation figurant sur le site internet du Prestataire.

2.2 – Heures incluses

Chaque formule comprend un plafond mensuel d’heures. Le temps décompté est le temps effectivement consacré à la mission du Client, y compris les échanges téléphoniques et par messagerie. Les heures non utilisées au cours d’un mois ne sont ni reportables sur les mois suivants, ni remboursables. Le Prestataire informe le Client lorsque le plafond est sur le point d’être atteint.

2.3 – Dépassement

Toute heure effectuée au-delà du plafond de la formule fait l’objet d’un accord préalable du Client (un courrier électronique suffit) et est facturée 40 € de l’heure, ou donne lieu, au choix du Client, au passage à la formule supérieure. À défaut d’accord, le Prestataire n’est pas tenu d’effectuer les heures supplémentaires.

2.4 – Changement de formule

Le Client peut changer de formule avec effet au mois suivant, sur simple demande écrite (courrier électronique ou message) acceptée par le Prestataire. Le tarif de la nouvelle formule s’applique dès le début du mois concerné.

2.5 – Modification – Annulation de commande

Le Client ne peut annuler ou modifier la commande sans l’accord exprès du Prestataire. En cas d’acceptation, un nouveau devis et/ou contrat, ou un avenant, est établi par le Prestataire et soumis aux mêmes formalités que le document initial. Le Prestataire se réserve le droit de refuser ou d’annuler toute commande d’un Client avec lequel existerait un litige relatif au paiement d’une commande antérieure, ou pour un motif légitime.

ARTICLE 3 – MODALITÉS DE PAIEMENT

Le Client verse au Prestataire le prix forfaitaire mensuel de la formule choisie. La facture est émise en début de mois et payable à réception, par virement bancaire de préférence.

TVA non applicable – article 293 B du CGI. Prix établis en euros, pas d’escompte pour paiement anticipé.

Tout retard de paiement entraîne, de plein droit et sans mise en demeure préalable, l’application de pénalités de retard au taux de trois fois le taux d’intérêt légal, calculées dès le lendemain de la date d’échéance, ainsi que d’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (articles L.441-10 et D.441-5 du Code de commerce). Si les frais de recouvrement exposés sont supérieurs à ce montant, le Prestataire peut demander une indemnisation complémentaire sur justificatifs.

En cas de facture impayée restée sans effet huit jours après relance, le Prestataire peut suspendre l’exécution de ses prestations jusqu’au paiement intégral des sommes dues.

Les frais engagés par le Prestataire pour le compte du Client (frais postaux, impressions, reprographie, abonnements ou licences demandés par le Client, etc.) sont facturés en sus, au coût réel, sur justificatifs. Les frais de déplacement ne sont pas facturés (article 4).

Les tarifs peuvent être révisés une fois par an. Toute révision est notifiée par écrit au moins trente jours avant son entrée en vigueur ; le Client qui la refuse peut résilier le contrat avant cette date, sans pénalité.

Les paiements effectués par le Client ne sont considérés comme définitifs qu’après encaissement effectif par le Prestataire.

ARTICLE 4 – LIEU D’EXÉCUTION DE LA PRESTATION

Les prestations sont exécutées à distance, depuis le domicile du Prestataire, ou sur le site professionnel du Client, selon l’accord des parties.

Les frais de déplacement du Prestataire sont inclus dans ses tarifs et ne sont pas facturés en sus.

Tout changement d’adresse du lieu d’exécution doit être notifié par écrit au Prestataire au moins quinze jours avant l’accomplissement de la mission.

ARTICLE 5 – DURÉE DU CONTRAT

Le contrat prend effet dès l’acceptation du devis et/ou du contrat par le Client. La mission ne débute qu’après réception de tous les documents, accès et informations demandés au Client ou à des tiers.

Sauf mention contraire au contrat, les formules mensuelles sont souscrites pour une durée indéterminée, sans durée minimale d’engagement. Chaque partie peut y mettre fin par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par courrier électronique avec accusé de réception, en respectant un préavis d’un mois. Le forfait reste dû jusqu’au terme du préavis.

Le contrat à durée déterminée prend fin à l’échéance indiquée au contrat ou, à défaut, à l’issue de l’exécution des prestations convenues. Sauf accord écrit, il n’est pas reconduit tacitement.

ARTICLE 6 – EXÉCUTION DE LA PRESTATION

Le Prestataire agit en tant que travailleur indépendant, et non en tant qu’employé du Client : il n’existe aucun lien de subordination. Le contrat ne crée ni partenariat ni entreprise commune entre les parties ; il constitue uniquement un contrat de prestations de services.

Le Prestataire est seul responsable de son organisation horaire, journalière, administrative, fiscale et juridique. Il répond aux demandes du Client dans les meilleurs délais, aux jours et horaires ouvrés convenus au contrat.

Le Prestataire effectue la prestation à l’aide de ses propres outils informatiques, téléphoniques et de connexion internet, et se déplace avec son propre véhicule.

ARTICLE 7 – OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE

Le Prestataire s’engage à mener à bien les tâches convenues conformément aux règles de l’art et de la meilleure manière.

Il avise le Client de tout événement ou fait dont il aurait connaissance, même imputable au Client, susceptible de retarder l’exécution des prestations, en lui communiquant une estimation du délai supplémentaire.

Le Prestataire n’exerce pas les professions réglementées d’expert-comptable, d’avocat ou de conseil en gestion de patrimoine. Ses prestations d’assistance administrative ne constituent ni un conseil juridique, ni un conseil fiscal, ni une mission d’expertise comptable.

ARTICLE 8 – NATURE DES OBLIGATIONS ET RESPONSABILITÉ

Le Prestataire s’engage à donner ses meilleurs soins à l’exécution de ses prestations. Cette obligation n’est, de convention expresse, qu’une obligation de moyens.

Le Prestataire n’est responsable que des dommages directs résultant d’une faute prouvée de sa part. Il ne répond pas des dommages indirects (perte d’exploitation, perte de clientèle, manque à gagner, etc.). Sauf faute lourde ou dol, sa responsabilité totale est limitée au montant des sommes hors taxes perçues du Client au cours des six mois précédant le fait générateur du dommage.

La responsabilité du Prestataire ne peut être engagée en cas d’inexécution ou de mauvaise exécution du contrat due au fait du Client (documents ou informations erronés, incomplets ou tardifs), au fait imprévisible et insurmontable d’un tiers, ou à un cas de force majeure. Le Client reste seul responsable des décisions de gestion, comptables, fiscales, sociales ou juridiques qu’il prend, et de la vérification des documents produits par le Prestataire avant leur utilisation.

ARTICLE 9 – OBLIGATIONS DU CLIENT

Le Client s’engage à collaborer avec le Prestataire, notamment en lui communiquant dans les délais utiles tous les documents, fichiers, accès et informations nécessaires à la bonne réalisation de la mission, et en l’informant en amont de toute difficulté susceptible d’en affecter l’exécution. Il garantit être en droit de lui transmettre ces documents et données.

Le Client s’engage à régler le prix des prestations selon les modalités de l’article 3.

Lorsque la prestation est réalisée sur site, le Client garantit au Prestataire l’accès aux locaux et lui assure un environnement de travail salubre et adéquat (bureau ou table de travail, siège, calme, propreté, éclairage), dans des conditions d’hygiène et de sécurité conformes à la réglementation.

ARTICLE 10 – ASSURANCE

Le Prestataire a souscrit une assurance professionnelle auprès de SIMPLIS, contrat n° 21093641537.

ARTICLE 11 – CONFIDENTIALITÉ

Le Prestataire considère comme strictement confidentielles et s’interdit de divulguer toutes informations, documents, données ou concepts dont il a connaissance à l’occasion du contrat, pendant sa durée et pendant trois ans après son terme. Cette obligation ne s’applique pas aux éléments déjà dans le domaine public, déjà connus du Prestataire avant la signature du contrat, obtenus légitimement de tiers, ou dont la communication est exigée par la loi ou par une autorité. Le Client s’engage de même à garder confidentielles les informations non publiques relatives au Prestataire.

ARTICLE 12 – PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

De convention expresse, le travail effectué devient la pleine propriété du Client à compter du paiement intégral de la prestation, et le Client peut en disposer comme il l’entend. Les méthodes, modèles, trames et outils préexistants du Prestataire restent sa propriété.

ARTICLE 13 – RÉSILIATION – SANCTIONS

Tout manquement de l’une ou l’autre des parties à ses obligations entraîne, si bon semble au créancier de l’obligation inexécutée, la résiliation de plein droit du contrat quinze jours après mise en demeure d’exécuter, adressée par lettre recommandée avec accusé de réception et restée sans effet, sans préjudice de tous dommages et intérêts.

Le Prestataire peut résoudre le contrat dans les cas suivants :

• non-paiement du prix à sa date d’exigibilité ;
• non-communication par le Client des documents, pièces, accès et informations nécessaires à l’exécution de la prestation ;
• absence de mise à disposition d’un espace de travail adéquat, pour une prestation dans les locaux du Client ;
• risque pour la sécurité ou l’intégrité du Prestataire, notamment pour accéder au site du Client ;
• comportement inapproprié du Client envers le Prestataire.

Cette résolution intervient par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par écrit sur un autre support durable, après une mise en demeure restée sans effet pendant sept jours calendaires (sauf autre délai mentionné dans la lettre). En cas de manquement grave ou de motif légitime, la résiliation peut intervenir sans préavis dès réception de la lettre du Prestataire, avec faculté pour celui-ci de suspendre immédiatement ses services, sans préjudice de tous dommages et intérêts.

En cas de résiliation anticipée par le Client sans manquement du Prestataire, celui-ci peut facturer les prestations commencées et les frais engagés, ainsi que le forfait du mois en cours, sans préjudice de tous dommages et intérêts complémentaires.

ARTICLE 14 – SOUS-TRAITANCE

Les tâches confiées sont exécutées personnellement par le Prestataire, en la personne d’Eléonore GUITTON, ce que le Client reconnaît et accepte. Le Prestataire s’interdit de sous-traiter tout ou partie de ses obligations sans en avertir préalablement le Client et sans son accord écrit. Cette interdiction ne vise pas les prestataires techniques nécessaires à l’activité (hébergement, messagerie, stockage, logiciels), dont l’intervention est encadrée par l’article 19.

ARTICLE 15 – DIFFICULTÉS RÉELLES ET SÉRIEUSES

Si les données sur lesquelles repose l’accord sont modifiées dans des proportions telles que l’une des parties rencontre des difficultés sérieuses et imprévisibles, les parties se consultent et font preuve de compréhension mutuelle afin de procéder aux ajustements nécessaires pour que renaissent les conditions d’un accord équitable. La partie qui estime ces conditions remplies en avise l’autre par lettre recommandée avec accusé de réception, en précisant la date et la nature des événements en cause et en chiffrant le préjudice financier actuel ou à venir. Toute notification adressée plus de douze jours après la survenance de l’événement est sans effet.

ARTICLE 16 – FORCE MAJEURE

Aucune des parties n’est responsable d’un retard ou d’une inexécution dus à un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil (guerre, grève générale, épidémie, quarantaine, incendie, crue exceptionnelle, panne généralisée des réseaux ou autre événement indépendant de la volonté des parties). La partie qui l’invoque en informe l’autre par écrit dans les meilleurs délais. Les délais d’exécution sont suspendus pendant la durée de l’événement. Si celui-ci se prolonge plus de trente jours, chaque partie peut résilier le contrat par écrit, sans indemnité.

ARTICLE 17 – LOI APPLICABLE ET LITIGES

Le présent contrat est régi par la loi française. En cas de difficulté, les parties s’efforcent de trouver une solution amiable. À défaut, toute contestation relative à l’existence, l’interprétation, la conclusion, l’exécution ou la rupture du contrat relève des tribunaux compétents du ressort de Toulouse.

ARTICLE 18 – RÉFÉRENCES

Le Prestataire peut mentionner l’existence de la collaboration dans ses références de façon anonyme (secteur d’activité, nature de la mission). Le nom, le logo ou un témoignage du Client ne sont utilisés qu’avec son accord écrit préalable.

ARTICLE 19 – PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

19.1 – Cadre légal

Les parties s’engagent à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Les données collectées via le site internet (formulaire de contact, newsletter, cookies) font l’objet de la politique de confidentialité accessible sur www.smartassistante.fr.

19.2 – Données du Client traitées par le Prestataire en tant que responsable du traitement

Le Prestataire traite les données d’identification et de contact du Client et de ses interlocuteurs, ainsi que les données de facturation, aux fins de conclure et d’exécuter le contrat, de gérer la relation commerciale, d’établir la facturation et de respecter ses obligations légales et comptables. Les bases légales sont l’exécution du contrat, le respect d’obligations légales et l’intérêt légitime du Prestataire à gérer sa relation commerciale.

Ces données sont destinées au seul Prestataire et à ses prestataires techniques, sont conservées pendant la durée du contrat puis cinq ans après son terme (prescription), et dix ans pour les pièces comptables. Elles ne sont ni vendues ni cédées.

Conformément au RGPD, toute personne concernée dispose des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès, et du droit de retirer son consentement lorsque le traitement en dépend. Ces droits s’exercent par courrier électronique à eleonore@smartassistante.fr ; un justificatif d’identité peut être demandé en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur. Les demandes d’effacement sont soumises aux obligations légales de conservation. Une réclamation peut être déposée auprès de la CNIL (www.cnil.fr/fr/plaintes).

19.3 – Données traitées pour le compte du Client (sous-traitance, article 28 du RGPD)

Lorsque, dans le cadre de sa mission, le Prestataire traite des données personnelles dont le Client est responsable (données de ses propres clients, fournisseurs, salariés, etc.), le Client est responsable du traitement et le Prestataire agit en qualité de sous-traitant. Dans ce cas :

• le traitement a pour seul objet l’exécution des prestations prévues au contrat, pour la durée du contrat ; il porte sur les données et catégories de personnes que le Client lui transmet ;
• le Prestataire traite les données uniquement sur instruction documentée du Client, le contrat et les présentes CGV valant instructions ;
• le Prestataire s’engage à préserver la confidentialité des données et à mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées ;
• le Client autorise le recours aux prestataires techniques nécessaires à la mission (hébergement, messagerie, stockage, logiciels de gestion), choisis parmi des fournisseurs présentant des garanties suffisantes ; il est informé de tout changement et peut s’y opposer pour un motif légitime ;
• les données ne sont pas transférées hors de l’Union européenne sans garanties appropriées et information préalable du Client ;
• le Prestataire aide le Client, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes d’exercice de droits des personnes concernées, et lui notifie dans les meilleurs délais toute violation de données dont il a connaissance ;
• au terme du contrat, le Prestataire restitue ou supprime les données au choix du Client dans un délai de trente jours, sauf obligation légale de conservation, et met à sa disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations.

Le Client garantit que la collecte des données qu’il confie au Prestataire est licite et que les personnes concernées ont été informées. Il s’abstient de transmettre des données sensibles (santé, opinions, etc.) sans nécessité et sans en avoir informé le Prestataire au préalable.

19.4 – Sécurité et incidents

Le Prestataire prend les mesures raisonnables pour protéger les données contre la perte, l’utilisation détournée, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction (accès protégés par mot de passe, postes de travail et réseaux sécurisés, sauvegardes). Aucune méthode de transmission ou de stockage électronique n’étant totalement infaillible, une sécurité absolue ne peut être garantie. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les personnes concernées, le Prestataire en informe le Client dans les meilleurs délais et lui indique les mesures correctives prises, afin de lui permettre de respecter ses propres obligations de notification.

Dernière mise à jour : octobre 2026